TIETOSUOJASELOSTE

Työnhakijat ja rekrytointitiedot

1. Yleistä

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa LänsiAuto-konsernin, johon kuuluu LänsiAuto Oy (Y-tunnus: 0288746-9), LänsiAuto Leasing Oy (Y-tunnus: 0829952-9), LänsiAuto Rent Oy (Y-tunnus: 2883828-6) ja Oy Helsingin Auto-Bil Ab (Y-tunnus: 2745964-7) (jäljempänä: ”LänsiAuto”) palvelukseen hakeneille tai hakeville henkilöille kattava kuva siitä, mitä henkilötietoja LänsiAuto kerää heistä, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tämä tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista ja lainsäädännöstä, jota LänsiAuto noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin henkilöihin, jotka ovat hakeneet tai hakemassa LänsiAuton palvelukseen (jäljempänä: ”rekisteröity”). Lisäksi tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös muiden rekrytointiprosessiin osallistuvien henkilöiden, kuten hakijan suosittelijana toimivien henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn.

2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä LänsiAuto-konserni Laivalahdenkatu 8, 00880 Helsinki Yhteystiedot: palkat@lansiauto.fi LänsiAuto-konsernin tietosuojavastaava: IT-päällikkö Antti Nevalainen Yhteystiedot: antti.nevalainen@lansiauto.fi

3. Henkilötiedon määritelmä

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia rekisteröityä koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), (jäljempänä: ”tietosuoja-asetus”) on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.

LänsiAuto noudattaa henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta ja yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004, muutoksineen) (jäljempänä: ”työelämän tietosuojalaki”) sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö sekä tietolähteet

LänsiAuto käsittelee rekisteröidyistä rekrytoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Tämä koskee rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja muista lähteistä kerättyjä tietoja.

Henkilötietoryhmä Esimerkkejä tietosisällöstä
4.1. Yhteystiedot Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
4.2. Työhakemukset (kohdennetut ja avoimet hakemukset, ansioluettelot, työtodistukset ja muu rekisteröidyn lähettämä materiaali Rekisteröidyn kielitaitoa, koulutustaustaa, työhistoriaa koskevat tiedot ja tiedot suosittelijoista
4.3. Mahdollinen muu rekrytointiprossien yhteydessä kertynyt aineisto ja palvelukseen hakeneiden henkilöiden oma-aloitteisesti antamat muut tiedot Rekisteröidyn kuva, osaamista, harrastuksia ja vastaavanlaisia asioita koskevat tiedot sekä muu rekrytointiprosessin aikana kertynyt materiaali sekä hakijan toiveet tulevasta työtehtävästä

Tietojen antaminen on välttämätöntä rekrytointiprosessiin osallistumiseksi.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Rekisterissä olevia tietoja käytetään pelkästään rekrytointitarkoituksiin. Lisäksi tietoja voidaan käyttää LänsiAuton ja rekisteröidyn väliseen suhteeseen sovellettavan lainsäädännön noudattamisen varmistamiseen.

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekrytointia koskevan menettelyn osalta LänsiAuton ja rekisteröidyn oikeutettujen etujen totuttaminen sekä mahdollisesta työsopimussuhteesta neuvotteleminen.

5. Tietolähteet

Ensisijainen tietolähde on aina rekisteröity itse, ja ellei velvoittavassa lainsäädännössä toisin määrätä, tietoja ei kerätä ilman suostumusta kolmannelta. Rekisteröidyt ovat antaneet tiedot täyttämällä sähköisen hakemuslomakkeen tai lähettämällä työhakemuksen jonkin muun viestintäkanavan avulla tai toimittaneet hakemuksen LänsiAuton käyttämälle rekrytoinnin palveluntarjoajalle.

Tiettyjen työtehtävien osalta LänsiAuto tarkastaa tehtävään valitun työnhakijan henkilöluottotiedot henkilön suostumuksella ja työelämän tietosuojalaissa asetettujen edellytysten mukaisesti työnhakijan luotettavuuden arvioimiseksi. Henkilöluottotietojen tarkistamisessa käytetään Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietopalvelua.

7. Henkilötietojen säilyttäminen

LänsiAuto säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei LänsiAuto tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.

LänsiAuto säilyttää työhakemuksia ja rekisteröityjen henkilötietoja pääsääntöisesti 3 vuotta rekrytointipäätöksestä.

Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.

8. Henkilötietojen käsittelevät tahot ja vastaanottajat

Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan siirtää LänsiAuto-konsernin sisällä ja konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä.

Rekisteröityjen henkilötietoja saatetaan luovuttaa kolmannelle taholle, esimerkiksi rekrytointiin osallistuville palveluntarjoajille soveltuvuusarviointien tekemiseksi. Lisäksi LänsiAuto voi siirtää rekisteröityjen henkilötietoja tietojärjestelmiä ja muita tietoteknisiä palveluita tuottaville palveluntarjoajille. Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn osallistuu myös Alma Media Oyj (järjestelmätoimittaja).

LänsiAuto voi myös joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi LänsiAuto voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli LänsiAuto on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

Mikäli LänsiAuto on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

9. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

LänsiAuto käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. LänsiAuto käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien seuraavat suojatoimenpiteet:

LänsiAuton verkko ja palvelimet ovat suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Rekrytointijärjestelmä Teamion luku-, lähetys- ja poistamisoikeudet on rajattu pääsyoikeuksin ja salasanoin. Pääsyoikeudet ovat ainoastaan konsernin henkilöstöhallinnolla ja rekrytoivilla esimiehillä. Henkilökunta on ohjeistettu salasanojen turvallisen käyttämisen osalta.

LänsiAuto säilyttää rekisteröityjen tietoja pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa, ja paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti välittömästi käsittelyn jälkeen. Henkilökuntaa on ohjeistettu, että rekisteröityjen henkilötunnusta ei tule tarpeettomasti merkitä asiakirjoihin.

Rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät LänsiAuton rekrytointietoja koskevan rekisterin vastuuhenkilöt sekä rekrytointiin osallistuva LänsiAuton henkilöstö ja tämän tietosuojaselosteen kohdassa 8 mainittujen tahojen vastuuhenkilöt. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

LänsiAuto voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, mutta LänsiAuto varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

11. Rekisteröityjen oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröidyillä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.

LänsiAuto poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, LänsiAuto rajoittaa tietoihin pääsyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos henkilötietojen käsittely perustuu käyttäjän erikseen antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään kirjallisesti tai sähköisesti. Yhteystiedot tämän tietosuojaliitteen kohdassa 2. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä takia saatamme kysyä lisätietoja henkilöllisyyden varmentamiseksi.

Tarkastuspyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. LänsiAuto voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai LänsiAuton lakisääteisen oikeuden johdosta esim. LänsiAutoa kohtaan kohdistettu velvoite tai vaade.

Rekisteröidyillä on myös koska tahansa oikeus olla yhteydessä LänsiAuto-konsernin tietosuojavastaavaan.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki Sähköposti: tietosuoja@om.fi Vaihde: 029 56 66700 Faksi:029 56 66735

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

LänsiAuto voi tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille sähköpostitse.

Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 24.5.2018.